proses perencanaan dan empat tahap dasar perencanaan

PERENCANAAN

2.1. PROSES PERENCANAAN

A. PENGERTIAN PERENCANAAN

·         Perencanan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

·         Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya tujuan organisasi serta fungsi kegiatan khusus manajer.

·         Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan dan pada kenyataannya meningkat dimana tingkat tersebut mempunyai dampak potensial terbesar sukses organisasi atau tingkatan manajemen atas.

·         Perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibel, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi kondisi baru secepat mungkin.

·         Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

·          

B. EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN

1. Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.

Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya secara tidak efektif

2. Merumuskan keadaan saat ini.

Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi

3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan

4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.

Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik

Alasan-alasan Perlunya Perencanaan

Manfaat perencanaan :

·         Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

·         Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-maslah utama.

·         Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

·         Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

·         Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

·         Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantar berbagai bagian organisasi.

·         Membuat tjujan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

·         Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

·         Menghemat waktu , usaha dan dana.

Kelemahan perencanaan

·         Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

·         Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

·         Perencanaan mungkin terlalu mambatasi manajenen untuk berinisiatif dan berinovasi.

·         Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

·         Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten

·          

C. TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA

Paling sedikit ada lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana sebagai berikut :

1. Bidang fungsional mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.
2. Tingkatan operasional termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.
3. Karateristik-karakteristik (sifat) rencana meliputi, faktor-faktor komplektifitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dsb.

Ada dua  tipe utama rencana:

1. Rencana-rencana Strategik/strategic plan yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas mengimplemantasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.
2. Rencana-rencana Operasional/operational plan penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategic akan tercapai.

C1.  RENCANA OPERASIONAL 

1. Rencana sekali pakai/single use plan dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
2. Rencana tetap/standing plan merupakan pendekatan- pendekatan standart untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan akan terjadi berulang-ulang.